Managementsysteme
prozessorientiert - integriert - lean - agil
1. MANAGEMENTSYSTEME
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„Management = die schöpferischste aller Künste. Robert McNamara, 1916-2009, Präsident der Ford Motor Company, |
Mit dem Begriff Managementsystem kann eine Zusammenstellung und Interaktion von abgestimmten Vorgehensweisen, Verfahren und Methoden für die im Unternehmen erforderliche Planungs-, Organisations- und Führungsaufgaben bezeichnet werden. Diese Vorgehensweisen, Verfahren und Methoden werden vorzugsweise im Unternehmen nicht einzeln angewendet, sondern eben auch idealerweise miteinander in sinnvoller Weise verknüpft, um einem gemeinsamen und übergeordneten Zweck zu folgen.
Der gemeinsame Zweck ist die Erfüllung von vorhandenen und zukünftigen Anforderungen und Erwartungen, welche an ein Unternehmen, an seine Produkte und an seine Dienstleistungen gestellt werden.
Zu den relevanten Interessenpartnern eines Unternehmens gehören seine Kunden, seine Mitarbeiter, seine Lieferanten, seine Eigentümer, sowie auch die Gesetzgebung und gesellschaftliche Interessenvertreter.
Zu den Themenbereichen können z.B. Qualität-, Umwelt-, Arbeitssicherheits-, Risikomanagement gehören, zu welchen auch international gültige Normen entstanden und veröffentlicht sind.
Zielsetzungen von Managementsystemen
Die relevanten Zielsetzungen von Managementsysteme sind …
- eine nachvollziehbare Ausrichtung des Managementsystems am Kontext, den Strategien, den Politiken, den Werten und den Zielen des Unternehmens
- eine abgestimmte Integration verschiedener Themen- und Aufgabenbereiche in einem umfassenden Managementsystem
- eine geklärte Prozesslandschaft mit standardisierten Prozessen und Verfahren als geschlossenen Regelkreisen auch für kontrollierende und steuernde Aufgaben
- eine prozessorientierte Aufbau- und Ablauforganisation, ausgerichtet an den jeweiligen Anforderungen der Interessenpartner des Unternehmens
- eine schlanke Aufbau- und Ablauforganisation, um die Komplexität des Systems zu verringern und sich bei Bedarf an Veränderungen anpassen zu können
- eine gelebte Agilität, bezogen auf Führungsstile, Methodeneinsatz, Arbeits- und Verhaltensweisen
- eine Klärung und transparente Festlegung von Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Befugnissen der interagierenden Personen und Organisationseinheiten im Unternehmen
- eine Auswahl an standardisierten Methoden und Werkzeugen zur Unterstützung von planerischen, organisatorischen, wertschöpfenden und steuernden Aufgaben
- eine nach intern und extern ausgerichtete und funktionierende Informations- und Kommunikationskultur
- ein durchgängiges und nachvollziehbares Fehler- und Verbesserungsmanagement
- eine ausreichende Transparenz bezüglich der aktuellen Leistungsfähigkeit und -performance der Prozesse und der Leistungsergebnisse des Gesamtunternehmens
Perspektiven von Managementsystemen
Um Managementsysteme aufzubauen, einzuführen und weiterzuentwickeln ist es wichtig die folgenden Perspektiven in Betracht zu ziehen.
- Prämissen von Managementsystemen
- Ausrichtung von Managementsystemen
- Betrieb von Managementsystemen
2. PRÄMISSEN von MANAGEMENTSYSTEMEN
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Ein zielorientiertes Managementsystem |
Leitgedanken betreffen das Mindset und Bewusstein zum System !
Sie beschreiben das notwendige Bewusstsein, die Einstellung, die Motivation, die Orientierung und die Bereitschaft des Managements und der Mitarbeiter für eine erfolgreiche Umsetzung eines funktionierendes Managementsystems. Man kann es auch als notwendige Unternehmenskultur für ein Managementsystem bezeichnen.
Relevante Leitgedanken sind Gestaltungsoptimismus, Veränderungsbereitschaft, Integrationsbereitschaft, Nachhaltigkeitsorientierung und Leistungsorientierung.
Prinzipien betreffen die Systemgestaltung
Sie sind allgemeine, meist bekannte Konzepte, Regeln und Richtlinien für die Gestaltung von Managementsystemen, inkl. zugehörender Prozesse, Verfahren und Anweisungen. Ihren Ursprung haben diese Prinzipien im Qualitäts- und Prozessmanagement, sind aber auf andere Themen (z.B. Umwelt, Risiko, Arbeitssicherheit, Personal) ebenso gültig und anwendbar.
Relevante Prinzipien sind PDCA-Kreis, Null-Fehler, Partnerschaft, Fraktaler Ansatz, Leistungsorientierung und Rechtskonformität.
Grundsätze betreffen die Systemumsetzung !
Sie beschreiben notwendige Bausteine, um Managementsystem umzusetzen und zu betrieben und sind beispielsweise in der ISO 9000 beschrieben.
Sie beschreiben grundsätzliche Handlungs- und Vorgehensweisen für Managementsysteme in der praktischen Anwendung.
Die Grundsätze sind Kundenorientierung, Führung, Engagement der Personen, Prozessorientierter Ansatz, Verbesserung, faktengestützt Entscheidungsfindung und Beziehungsmanagement.
3. AUSRICHTUNG von MANAGEMENTSYSTEMEN
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Ein ganzheitliches Managementsystem |
Die strukturellen Aspekte bestimmen dabei die Aufbau- und Ablauforganisation des Managementsystems, seiner Prozesse und seiner Verfahren.
Strukturelle Aspekte betreffen Prozessorientierung, Integration, Lean-Orientierung, Agilität.
Die thematischen Aspekte bestimmen die Handlungsbereiche, zu welchen von Seiten der Interessenpartner konkrete Anforderungen vorliegen bzw. welche auch für die Unternehmensführung selbst von Bedeutung sind und damit im Fokus einer Berücksichtigung und Erfüllung stehen.
Die thematischen Aspekte betreffen beispielsweise Qualitäts-, Umwelt-, Energie-, Arbeitssicherheit-, Compliance Management, also Managementsysteme für welche spezielle Normen publiziert sind. Aber auch Themen wie Projekt-, Innovations-, Produkt-, Personal-, Finanzmanagement, welche für einen geregelten Geschäftsbetrieb entscheidend sind.
4. BETRIEB von MANAGEMENTSYSTEMEN
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Ein nachhaltiges Managementsystem |
Der Betrieb eines Managementsystems betrifft zwei Phasen, begleitet von den Prämissen zu Managementsystemen.
Installationsphase eines Managementsystems
Die Konzeption und Einführung eines Managementsystems können verschiedene Auslöser haben. Einerseits kann die Notwendigkeit aus einem externen Wunsch durch die Interessenpartnern wie Kunden oder der Gesellschaft erfolgen, andererseits kann intern die selbst erkannte Notwendigkeit zur Verbesserung der Unternehmensleistung vorliegen. Folgende Aufgaben sind in der Installationsphase zu bearbeiten ...
Abgrenzung des Managementsystems
Als erster Schritt sollte der Geltungsbereich des Managementsystems definiert werden. Je nach Auslöser und Zielsetzung für das Managementsystem sind verschiedene Varianten für eine Abgrenzung möglich.
Ermittlung der Interessenpartner und des Kontextes
Ist der Geltungsbereich festgelegt, sind die vorhandenen Interessenpartner zu ermitteln. In der Regel definieren sich die Interessenpartner aus den Kunden, den Mitarbeitern, den Lieferanten, den Eigentümern und der Gesellschaft. Eine dokumentierte Erfassung und Konkretisierung der Interessenpartner empfehlen sich.
Ermittlung der Anforderungen
Der Kreis der Interessenpartner steht für bestimmte ausgesprochene oder unausgesprochene Anforderungen. Beliefert ein Unternehmen beispielsweise Kunden aus verschiedenen Branchen (z.B. Maschinenbau, Automobilindustrie), so können auch deren Anforderungen, ggf. die Bedeutung einzelner Anforderungen, unterschiedlich sein.
Festlegen der Politik, Ziele und Strategien
Die ermittelten Anforderungen sind Grundlage und Rahmen für das Geschäftsmodell und sollten in Politiken, Ziele und Strategien festgelegt und dokumentiert werden.
Festlegung des Prozessnetzwerks
Die formulierten Politiken, Ziele und Strategien erfordern für deren Umsetzung und Erreichung die Definition von konkreten Prozessen und Prozessergebnisse. Die Ermittlung der benötigten Prozesse und deren abgestimmte Verknüpfung in einem Netzwerk definiert die prozessuale Struktur des Managementsystems. Insbesondere die eindeutige Definition der Schnittstellen, der Übergabeergebnisse an den Schnittstellen und die spezifischen Prozessziele legen den Grundstein für eine erfolgreiche Wertschöpfung.
Festlegung der Verantwortlichkeiten
Die Ausgestaltung und Weiterentwicklung von Prozessen benötigten vorab die Festlegung der Verantwortlichkeiten. Diese Verantwortlichkeiten sollten dabei mit den Aufgabenstellungen der Prozesses abgestimmt sein.
Festlegung der Einzelprozesse und Verfahren
Die Prozessumfänge sind von den Prozessgrenzen, den Prozessergebnissen und den Prozesszielen über das Prozessnetzwerk definiert. Das Erreichen der Anforderungen erfordert eine detaillierte Festlegung der jeweiligen chronologischen Prozessschritte, der hierzu benötigten Verfahren, Methoden und Arbeitsmitteln. Nach der detaillierten Gestaltung der jeweiligen Prozesse sollte erneut ein Abgleich mit dem ursprünglich definierten Prozessnetzwerk erfolgen, um Widersprüche oder Redundanzen zu vermeiden.
Durchführung von Qualifizierungen
Die Einbindung der Mitarbeiter in die Prozessgestaltung verbessert die spätere Umsetzung der Prozesse. Da meist nicht alle Mitarbeiter aus Kapazitätsgründen hierzu direkt eingebunden werden können, sollte systematisch die Qualifizierung der Mitarbeiter geplant und vor der Prozesseinführung umgesetzt werden.
Betriebsphase eines Managementsystems
Aufrechterhaltung des Systems
Ein Managementsystem aufrechtzuerhalten ist ein fortwährendes Vorhaben. Um die Leistungsfähigkeit zu beurteilen, können Unternehmens- und Prozesskennzahlen und regelmäßig durchgeführte Reviews oder andere Beurteilungen der Systemeffizienz dienen. Eine Standardisierung ist empfehlenswert, um Vergleiche und damit Veränderungen der Systemreife zu erkennen.
Weiterentwicklung des Systems
Die Weiterentwicklung eines Managementsystems ist meist ausgelöst durch neue zusätzliche Managementaufgaben, neue Interessenpartner mit zusätzlichen, veränderten Anforderungen an das Unternehmen oder neue verfügbare Technologien. Ebenfalls können Veränderungen des Geltungsbereichs des Managementsystems eine Anpassung und Ergänzung erfordern. Auch eine als unzureichend eingeschätzte Systemeffizienz kann ausschlaggebend sein, eine Managementsystem weiterzuentwickeln.
Beurteilung der Systemeffizienz
Vorgehensweisen zur Beurteilung der Systemeffizienz können das interne Audit oder die in den genormten Einzelsystemen geforderten Managementbewertungen sein. Als weitere Möglichkeiten bieten sich auch Reifegradanalysen, wie durch das EFQM-Modell beschrieben oder alternativ, eine systematische Selbstbewertung nach der ISO 9004:2009 an.Ein anderer Ansatz für eine Beurteilung der Systemeffizienz kann die Erstellung einer Wissensbilanz sein, bei welcher nicht nur die Prozesse, sondern auch das sogenannte Humankapital, das Strukturkapital und das Beziehungskapital eines Unternehmens in die Bewertung eines Systems einbezogen werden können.
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