Homeoffice und Telearbeit

Richtig Planen, rechtskonform Einrichten und professionell Auditieren

Stand 09_2020

 

Nicht erst seit, aber verstärkt durch die Corona-Pandemie im Jahr 2020 beschäftigen sich Unternehmen mit Homeoffice. Allerdings ist festzustellen, dass wichtige Aspekte zu Homeoffice-Arbeitsplätzen noch immer nicht ausreichend bekannt und berücksichtigt werden. Hierzu sollen nachfolgend die relevanten gesetzlichen und unternehmerischen Aspekte und Kriterien betrachtet und erläutert werden.

 

1. Begriffe

1.1 Telearbeit

Der Gesetzgeber hat den Begriff „Telearbeit“ eingeführt und unterscheidet hierzu verschiedene Formen und Ausprägungen von Telearbeit. Der entscheidende Unterschied ist dabei zunächst die Örtlichkeit für die Durchführung der Telearbeit, also ob die Telearbeit entweder von zuhause, von unterwegs, bei Geschäftspartnern vor Ort oder in speziellen Telecentern erfolgt.

Diese Differenzierung ist deshalb für Unternehmen von Bedeutung, da zu den jeweiligen Begriffen unterschiedliche rechtliche Anforderungen formuliert sind und damit verbunden, unterschiedliche Vereinbarungen und organisatorische Maßnahmen für die Unternehmen zum Tragen kommen.

Bild_Formen von Telearbeit - Bild_Formen von Telearbeit

Abb. 1: Formen von Telearbeit[1]

 

1.2 Teleheimarbeitsplatz

Unter dem Begriff „Teleheimarbeitsplatz“ versteht der Gesetzgeber einen vom Arbeitgeber für einen festgelegten Zeitraum fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich eines Beschäftigten.

Voraussetzungen für solche Teleheimarbeitsplätze sind vertragliche Vereinbarungen zwischen Arbeitsgeber und Arbeitnehmer, sowie dokumentierte Regelungen zur Ausstattung und den Arbeitsaufgaben der Teleheimarbeitsplätze.

 

 

„Ein Telearbeitsplatz ist vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person im Privatbereich des Beschäftigten bereitgestellt und installiert ist.“

§ 2(7) Arbeitsstättenverordnung, ArbStättV

 

 

2. Formen der Telearbeit

2.1 Telearbeit von Zuhause

Der Begriff „Homeoffice“ wird heute oft synonym zum Begriff der „heimbasierten Telearbeit“ gebraucht und umschreibt eine Arbeitsform, bei der der Arbeitnehmer seine gesamte Arbeit oder auch nur einen Teil davon innerhalb seiner privaten Sphäre regelmäßig ausführt.

Die konkrete Ausgestaltung von Homeoffice richtet sich nach den individual- bzw. kollektivrechtlichen Regelungen zum Homeoffice im Unternehmen.

 

Varianten sind …

  • Telearbeit ausschließlich von Zuhause
  • alternierende Telearbeit
    (im Wechsel Zuhause und im Unternehmen mit festem Arbeitsplatz für den Mitarbeiter)
  • alternierende Telearbeit mit Desk-Sharing

(im Wechsel Zuhause bzw. im Unternehmen mit keinem festen Arbeitsplatz für den Mitarbeiter)

 

2.2 Telearbeit von Unterwegs

Mobiles Arbeiten (auch als Remote Work oder Mobile Office bezeichnet) ist bislang nicht gesetzlich definiert.

Für das mobile Arbeiten ist charakteristisch, dass eine Verbindung zum Betrieb per Informations- und Kommunikationstechnik – also beispielsweise über mobile Endgeräte, wie Laptops, Tablets, Smartphone) – hergestellt wird.

Beim mobilen Arbeiten ist der Mitarbeiter also nicht an ein festgelegtes häusliches, privates Büro gebunden. Der Mitarbeiter kann die Arbeit an wechselnden Orten außerhalb des Betriebs erledigen (z.B. im Hotel, im Zug, beim Kunden).

 

Wichtig: Bei der Arbeitsform „mobiles Arbeiten“ sind weniger gesetzliche Anforderungen vorhanden als an die heimbasierte Telearbeit (Homeoffice). Heimbasierte Telearbeitsplätze fallen beispielsweise unter die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und damit auch an die Anforderungen an fest eingerichtete Arbeitsplätze innerhalb eines Unternehmens.

 

2.3 Telearbeit bei Geschäftspartnern

Diese Arbeitsform wird auch als On-Site-Telearbeit bezeichnet und findet vor Ort beim Partner des Unternehmens, wie Kunden oder Lieferanten statt. Hierzu sind meist stationär und ggf. temporär Telearbeitsplätze bei diesen Partnern eingerichtet.

2.4 Telearbeit in Telecentern

Die Arbeitsform von Telecentern wird beispielsweise differenziert in …

  • Satellitenbüros
  • Nachbarschaftsbüros
  • Coworking-Center
  • Teleservicecenter

Satellitenbüros sind Büroräume eines Unternehmens, welche sich meist in der Nähe der Wohnorte der Mitarbeiter befinden und von wo die Telearbeit durch den Mitarbeiter für das Unternehmen erbracht wird.

Nachbarschaftsbüros entsprechen Satellitenbüros, wobei diese Büros jedoch von Mitarbeitern aus mehreren Unternehmen genutzt werden.

Coworking-Center sind zeitlich flexible Arbeitsplätze, die sich mehrere Menschen teilen. Kennzeichnend für Coworking-Center sind oftmals große offene Räume, welche von unterschiedlichen Firmen genutzt werden. Als Gebäudearten eignen sich daher besonders große Büroräume, ganze Etagen, Lofts, ehemalige Fabrikhallen und Großraumbüros. Die Idee dahinter ist die Möglichkeit eines unverbindlichen Gedankenaustauschs zwischen den dort arbeitenden Menschen. Diese Arbeitsform wird oftmals von Startup-Unternehmen genutzt.

Teleservicecenter gehören formal nicht zum Begriff von Telearbeit, da hier zentral Telearbeit für fremde Auftraggeber als Dienstleistung erbracht werden. Teleservicecenter sind in der Regel eine Arbeitsform von rechtlich unabhängigen Dienstleistungsunternehmen. Diese Form von Telearbeit wird, da eine Sonderform, nachfolgend nicht weiter betrachtet.

 

3. Vor- und Nachteile von Homeoffice

Für eine möglichst objektive Betrachtung von Vor- und Nachteilen ist es sinnvoll diese Betrachtung aus verschiedenen Sichtweisen zu führen – einerseits aus der Arbeitgeber-Sicht und andererseits aus der Arbeitsnehmer-Sicht.

Eine weitere Sichtweise, wie beispielsweise die Vorteile für die Gesellschaft (Schonung von Umwelt, Entlastung des Verkehrsgeschehens, Flexibilisierung des Arbeitsmarktes oder Impulse für Stadtrand und ländliche Räume) wird nachfolgend nicht weiter betrachtet, sollten aber dennoch nicht vergessen werden.

 

3.1 Arbeitgebersicht

Voraussetzungen für die Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile sind zunächst, dass der Arbeitsprozess selbst, die Räumlichkeiten und die Persönlichkeit des Arbeitsnehmer grundsätzlich geeignet sind für die Telearbeit von Zuhause. Diese Voraussetzungen werden unter „Grundsätzliche Aspekte“ später näher betrachtet.

Vorteile für den Arbeitgeber

  • Schaffung attraktiver Arbeitsbedingungen und damit auch verbesserte Mitarbeiterbindung
  • Reduzierung von Arbeitsausfällen bei Mitarbeitern mit Familien- und Pflegeaufgaben
  • Hohe Produktivität der Mitarbeiter
  • Einsparung von Büroflächen, Parkplätzen, verfügbare Infrastruktur

Nachteile für den Arbeitgeber

  • Geringere Anwesenheit für Gespräche / Workshops
  • Höherer Koordinations- und Organisationsaufwand
  • Vermindertes Betriebsklima durch reduzierte spontane Mitarbeiter-Kontakte
  • Hoher Aufwand für IT-Infrastruktur / Datenschutz
  • Anpassung von Führungsstil und -kultur notwendig
  • Gefahr von vermuteter Ungleichbehandlung in der Belegschaft

 

3.2 Arbeitnehmersicht

Vorteile für den Arbeitnehmer

  • Höhere Flexibilität und gestaltbare Freiräume im Tagesablauf und Aufgabenbearbeitung
  • Vermeidung von Wegezeiten und Wegestrecken zur Arbeitsstätte
  • Einfachere Vereinbarkeit von Beruf und privaten Verpflichtungen (Work Life Balance)

Nachteile für den Arbeitnehmer

  • Gefahr des „always on“
  • Arbeit auch am Wochenende, durch vorhandene Arbeitsmittel
  • Geringer Kontakt mit Kollegen, berufliche Vereinsamung

 

4. Relevante Aspekte zum Homeoffice

Bei der Entscheidung, der Planung und der Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen gilt es zwei grundsätzliche Kategorien von Aspekten zu betrachten und einzubeziehen. Die gesetzlichen Aspekte und die unternehmerischen Aspekte.

Die gesetzlichen Aspekte betreffen Kriterien, welche grundsätzlich auch bei Arbeitsplätzen in eigenen Unternehmensräumlichkeiten vorliegen, jetzt allerdings übertragen auf das private Umfeld des Mitarbeiters.

Die unternehmerischen Aspekte betreffen Kriterien, welche durch den Arbeitsprozess, der Eignung der Arbeitsnehmer und der Vorgesetzen, sowie des privaten Umfeldes geprägt sind. Hier sind ökonomische, prozessuale und soziale Kriterien zu analysieren und zu beurteilen, um die Effizienz und die Effektivität von Homeoffice für das Unternehmen zu gewährleisten.

Bild_Gesetzliche und unternehmerische Aspekte zu Homeoffice - Bild_Gesetzliche und unternehmerische Aspekte zu Homeoffice

Abb. 2: Gesetzliche und unternehmerische Aspekte zu Homeoffice

 

Diese gesetzlichen Aspekte werden im Kapitel „Rechtliche Vorgaben“ erläutert und die unternehmerischen Aspekte danach im Kapitel „Planung des Homeoffice“ näher betrachtet.

Bestimmte zu erfüllende Anforderungen sind in den verschiedenen gesetzlichen Vorgaben ähnlich beschrieben bzw. redundant vorhanden. Dennoch müssen alle diese Verordnungen und Gesetze gesichtet und berücksichtigt werden.

 

5. Rechtliche Vorgaben zum Homeoffice

5.1 Fürsorgepflichten des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber hat grundsätzlich bestimmte Fürsorgepflichten gegenüber den Arbeitnehmern. So ergeben sich beispielsweise öffentlich-rechtliche Fürsorgepflichten ausfolgenden Rechtsquellen:

  • Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)
  • Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
  • Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG)
  • Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
  • Regelwerke der Berufsgenossenschaften

Privatrechtliche Fürsorgepflichten des Arbeitgebers betreffen beispielsweise …

  • Räume, Vorrichtungen oder Gerätschaften, die er zur Verrichtung der Dienste zu beschaffen hat, so einzurichten und zu unterhalten und
  • Dienstleistungen, die unter seiner Anordnung oder seiner Leitung vorzunehmen sind, so zu regeln,

… dass der Arbeitnehmer gegen Gefahr für Leben und Gesundheit soweit geschützt ist, wie die Natur der Dienstleistung es gestattet.

Des Weiteren sind neben der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers noch folgende weiteren Aspekte zu Homeoffice-Arbeitsplätzen interessant und entsprechend zu berücksichtigen …

  • Es gibt in Deutschland grundsätzlich keinen formalen Anspruch auf Homeoffice.
  • Der Betriebsrat hat nach § 87 BetrVG das Recht der Mitbestimmung zur Ausgestaltung der mobilen Arbeit.
  • Die vereinbarten Regeln zum Homeoffice sollten zwingend schriftlich und verbindlich festgelegt sein.
  • Bei gelegentlicher Arbeit im Homeoffice finden die Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung für Teleheimarbeit keine Bei regelmäßiger und vertraglich vereinbarter Arbeit von Zuhause, muss der Arbeitgeber vor Ort einen Arbeitsplatz einrichten, welcher der Arbeitsstättenverordnung entspricht.
  • Es gelten auch im Homeoffice die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes bezüglich Höchstarbeitszeit, ebenso zu Pausen und Ruhezeiten und zur Aufzeichnung der Arbeitszeit.

 

5.2  Arbeitsstättenverordnung (Auszüge)

Diese Verordnung dient der Sicherheit und dem Schutz der Gesundheit der Beschäftigten beim Einrichten und Betreiben von Arbeitsstätten.

 

Nachfolgend einige relevante Auszüge aus der aktuell gültigen Arbeitsstättenverordnung[2]

 

  • Telearbeitsplätze müssen einer erstmaligen Beurteilung der Arbeitsbedingungen und des Arbeitsplatzes gerecht werden (Gefährdungsbeurteilung).
  • Bildschirmarbeitsplätze sind so einzurichten und zu betreiben, dass die Sicherheit und der Schutz der Gesundheit der Beschäftigten gewährleistet sind. Die Grundsätze der Ergonomie sind auf die Bildschirmarbeitsplätze und die erforderlichen Arbeitsmittel, sowie die für die Informationsverarbeitung durch die Beschäftigten erforderlichen Bildschirmgeräte entsprechend anzuwenden.
  • Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass die Tätigkeiten der Beschäftigten an Bildschirmgeräten, insbesondere durch andere Tätigkeiten oder regelmäßige Erholungszeiten unterbrochen werden.
  • Für die Beschäftigten ist ausreichend Raum für wechselnde Arbeitshaltungen und -bewegungen vorzusehen.
  • Die Arbeitstische oder Arbeitsflächen müssen eine reflexionsarme Oberfläche haben und so aufgestellt werden, dass die Oberflächen bei der Arbeit frei von störenden Reflexionen und Blendungen sind.
  • Die Arbeitsflächen sind entsprechend der Arbeitsaufgabe so zu bemessen, dass alle Eingabemittel auf der Arbeitsfläche variabel angeordnet werden können und eine flexible Anordnung des Bildschirms, des Schriftguts und der sonstigen Arbeitsmittel möglich ist. Die Arbeitsfläche vor der Tastatur muss ein Auflegen der Handballen ermöglichen.
  • Auf Wunsch der Beschäftigten hat der Arbeitgeber eine Fußstütze und einen Manuskripthalter zur Verfügung zu stellen, wenn eine ergonomisch günstige Arbeitshaltung auf andere Art und Weise nicht erreicht werden kann.
  • Die Beleuchtung muss der Art der Arbeitsaufgabe entsprechen und an das Sehvermögen der Beschäftigten angepasst sein; ein angemessener Kontrast zwischen Bildschirm und Arbeitsumgebung ist zu gewährleisten. Durch die Gestaltung des Bildschirmarbeitsplatzes sowie der Auslegung und der Anordnung der Beleuchtung sind störende Blendungen, Reflexionen oder Spiegelungen auf dem Bildschirm und den sonstigen Arbeitsmitteln zu vermeiden.
  • Werden an einem Arbeitsplatz mehrere Bildschirmgeräte oder Bildschirme betrieben, müssen diese ergonomisch angeordnet sein. Die Eingabegeräte müssen sich eindeutig dem jeweiligen Bildschirmgerät zuordnen lassen.
  • Die Arbeitsmittel dürfen nicht zu einer erhöhten, gesundheitlich unzuträglichen Wärmebelastung am Arbeitsplatz führen.

Keine Telearbeit im Sinne der ArbStättV und deren Anforderungen betrifft folgende Fälle:

  • wenn nicht alle für den Telearbeitsplatz geforderten Merkmale vorliegen.
  • Mitarbeiter, die nur zeitweise von zuhause arbeiten (z.B. mit einem Laptop).
  • Mitarbeiter die in einem Satellitenbüro oder Coworking-Center arbeiten.

 

5.3 Arbeitsschutzgesetzes (Auszüge)

 Dieses Gesetz umfasst Maßnahmen des Arbeitsschutzes zur Verbesserung der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes der Beschäftigten bei der Arbeit

 

Nachfolgend einige relevante Auszüge aus dem aktuell gültigen Arbeitsschutzgesetz[3]

  • Der Arbeitgeber hat nach § 3 die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände, die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit beeinflussen, zu treffen.
  • Kodifizierung des Minimierungsgebots (Rangfolge der Schutzmaßnahmen: Vermeidung bzw. Minimierung von Risiken, Gefahrbekämpfung an der Quelle, kollektive vor individuellen Schutzmaßnahmen).
  • Beachtung aller Gefährdungsursachen, auch der sogenannten weichen Faktoren wie Arbeitsorganisation, psychischer und sozialer Arbeitsbedingungen.
  • Arbeitgeberpflichten dynamisch, d.h. dem Stand der Technik anpassen.
  • Gefährdungsbeurteilungen in allen Betrieben, für alle Arbeitsplätze.
  • Einbeziehung der Beschäftigten, insbesondere Informationen, Unterrichtung, Unterweisung.

 

5.4 Arbeitszeitgesetz (Auszüge)

 Dieses Gesetz stellt den Gesundheitsschutz der Beschäftigten sicher, indem es die Höchstarbeitszeiten und Mindestruhepausen festlegt. Es enthält auch Rahmenbedingungen für flexible Arbeitszeiten.

 

Nachfolgend einige relevante Auszüge aus dem aktuell gültigen Arbeitszeitgesetz[4]

  • Man darf maximal 48 Stunden wöchentlich arbeiten, in Ausnahmefällen 60 Stunden.
  • Mehrarbeit muss innerhalb von sechs Monaten ausgeglichen werden.
  • Nach spätestens sechs Stunden Arbeit muss eine Pause gemacht werden, bei sechs Stunden Arbeitszeit min. 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden min. 45 Minuten.
  • Nach der Arbeit stehen elf Stunden Ruhezeit zu.

 

5.5 Datenschutzgrundverordnung

 Diese Verordnung enthält Vorschriften zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Verkehr solcher Daten. Ebenso werden darin die Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen und insbesondere deren Recht auf Schutz personenbezogener Daten geschützt.

 

Der Datenschutz schließt Telearbeit und Mobiles Arbeiten nicht grundsätzlich aus. Eine klare gesetzliche Regelung für die datenschutzrechtliche Zulässigkeit von Telearbeit und Mobilem Arbeiten gibt es indes nicht.

Es sollte deshalb in jedem Einzelfall unter Berücksichtigung der Art der zu verarbeitenden Daten und ihres Verwendungszusammenhangs sorgfältig und differenziert geprüft werden, ob die Wahrnehmung der jeweiligen Aufgaben oder Tätigkeiten im Rahmen von Telearbeit und Mobilem Arbeiten datenschutzrechtlich vertretbar ist.

Sollten z.B. im Homeoffice personenbezogene Daten verarbeitet werden, so müssen entsprechende Vorkehrungen geschaffen werden, dass der Datenschutz gewährleistet wird. Diese notwendigen Maßnahmen müssen beispielsweise verhindern, dass persönliche Daten für Dritte (z.B. Mitbewohner, Familienmitglieder) zugänglich sind.

Kritische Daten im Homeoffice sind beispielsweise Beschäftigtendaten (persönliche Daten zu Beschäftigten, welche dem Personalaktengeheimnis unterliegen), Sozialdaten (Daten für die gesetzlichen Sozialversicherungsträger), besonders schützenswerte personenbezogene Daten (z.B. zu ethnischer Herkunft, Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitsdaten, etc.).

Es empfiehlt sich folgende Fragen[5] zum Datenschutz zu rechtzeitig zu klären …

  • Werden personenbezogenen Daten verarbeitet?
  • Ist Vertraulichkeit vorhanden und kann Missbrauch ausgeschlossen werden?
  • Kann Datenschutz bei den Räumlichkeiten und der Infrastruktur gewährleistet werden?
  • Erscheinen die eingeschränkten Kontroll- und Einflussmöglichkeiten durch den Arbeitgeber als kritisch?
  • Sind die beabsichtigten technisch-organisatorischen Maßnahmen ausreichend?

Konkrete Maßnahmen zur Verbesserung des Datenschutzes können beispielsweise abschließbare Räumlichkeiten und Schränke, passwortgeschützte DV-Arbeitsmittel, datenschutzrechtliche Unterweisungen betreffen.

 

6. Eignung zum Homeoffice

Die Eignung von Homeoffice bezüglich einer effizienten und effektiven, aber auch rechtssicheren Arbeitsdurchführung und bedarfsgerecht erbrachten Arbeitsergebnissen ist abhängig von vier unternehmerischen Aspekten. Diese sollte rechtzeitig und systematisch betrachtet und beurteilt werden.

Diese Aspekte betreffen …

  • Eignung des Prozesses / der Arbeitsaufgaben
  • Eignung des privaten Arbeitsumfelds
  • Eignung des Mitarbeiters / des Beschäftigten
  • Eignung des Vorgesetzten

Es ist selbstverständlich, dass eine positive Beurteilung der Eignung in allen vier Aspekten eine notwendige und zwingende Voraussetzung ist, um überhaupt Homeoffice-Arbeitsplätze überhaupt zu planen und vernünftig, erfolgreich einzurichten.

Bild_Aspekte der Eignung von Homeoffice - Bild_Aspekte der Eignung von Homeoffice

Abb. 3: Aspekte der Eignung von Homeoffice

 

6.1 Eignung des Prozesses und der Aufgaben

Ein Homeoffice-Arbeitsplatz sollte nur eingerichtet werden, wenn der Prozess bzw. die Arbeitsaufgaben grundsätzlich geeignet sind, auch im Homeoffice, also dezentralisiert, eigenständig und eigenverantwortlich erfolgreich durchgeführt werden können.

Konkrete Kriterien für die Eignung des Prozesses sind beispielsweise …

  • Aufgaben mit klarer Ziel- und Zeitdefinition, die nur eine teilweise Anwesenheit in der Zentrale erfordern.
  • Meist hoher Arbeitsanteil an Informationsbearbeitung.
  • Phasen längerer, konzentrierter Arbeit an einem Thema.
  • Geringer Anteil nicht planbarer ad-hoc-Aufgaben, welche die kurzfristige Anwesenheit in der Zentrale erfordern.
  • Zeitlich planbarer Zugriff auf nicht digitalisierter Aktenbestände.
  • Geringer Rückgriff auf allgemein zugängliche Präsenzunterlagen.
  • Geringer Bedarf an face-to-face-Kommunikation.

 Folgende Tätigkeiten sind beispielsweise oftmals für Homeoffice-Arbeitsplätze geeignet …

 

unterstützende Tätigkeiten

höher qualifizierte Tätigkeiten

 · Datenerfassung, Texterfassung

·  Textverarbeitung, Satzerstellung

·   Hot-Line-Service

·   Dokumentation

·   Telefonische Auftragsannahme

·   Telefonische Informationsdienste

·   Reservierungsdienste

·   Telefonmarketing

·   Statistik

·   PR-Tätigkeiten

·   Übersetzungstätigkeiten

·   Vorbereitung von Lehrtätigkeiten

·   Recherchierende Tätigkeiten

·   Buchhalterische Tätigkeiten

·   Informationsbroker

·   Pflege von Webseiten, E-Commerce

 

 ·   Controlling, Kalkulation

·   Auftragsbearbeitung

·   Finanzberatung

·   Programmierung, DV-Wartung

·   Datenbankentwicklung

·   Fernwartungstätigkeiten

·   DV-Beratung, Systemanalyse

·   Außendienst, Kundendienst

·   Planung

·   Produktgestaltung, Konstruktion

·   Graphik und Design, techn. Zeichnen

·   Journalistische Tätigkeiten

·   Steuerberatungstätigkeiten

·   Juristentätigkeiten

·   Autorentätigkeiten, Redakteure

·   Beratungstätigkeiten, Gutachter

·   Architektentätigkeiten

·   Forschungstätigkeiten

 

6.2  Eignung des privaten Umfeldes

Ein Homeoffice-Arbeitsplatz sollte nur eingerichtet werden, wenn auch das private Arbeitsumfeld die notwendigen Voraussetzungen hinsichtlich Räumlichkeiten, Klima, ungestörtem Umfeld gegeben sind.

Eine unzureichende Ausstattung (z.B. Möbelierung, IT-Geräte, IT-Infrastruktur) muss vom Arbeitgeber nachgerüstet und optimiert werden und stellt zunächst kein K.O.-Kriterium dar, sollte aber natürlich bei der Prüfung der generellen Eignung nicht vergessen werden.

Konkrete Kriterien zum privaten Umfeld und damit zum konkreten Arbeitsplatz sind beispielsweise …

  • Räumlichkeiten, Arbeitsplatzmaße
  • Möbelierung (z.B. Arbeitstisch, Arbeitsstuhl)
  • Ergonomie, Gesunderhaltung
  • Abgrenzung, Abschließbarkeit, Zugänglichkeit
  • Bewegungsmöglichkeiten, Ablagemöglichkeiten
  • Raumklima, Zugluft, Geräusche, Umgebungslärm
  • Beleuchtung, Blendfreiheit, Blickrichtung
  • Störgrößen, ungestörtes Arbeiten
  • IT-Infrastruktur / WLAN, Kommunikationsnetze
  • Arbeitsschutzkriterien (z.B. Stolperstellen, elektr. Sicherheit)

 

6.3 Eignung des Mitarbeiters

Ein Homeoffice-Arbeitsplatz sollte auch nur eingerichtet werden, wenn der Mitarbeiter die notwendigen Voraussetzungen hinsichtlich seiner Persönlichkeit und der benötigten fachlichen und methodischen Qualifikation sichergestellt sind.

Konkrete Kriterien zur Persönlichkeit des Mitarbeiters sind beispielsweise …

  • Teamfähigkeit, Akzeptanz im beruflichen Umfeld
  • Fachliche Qualifikation, Problemlösungsfähigkeit
  • Zuverlässigkeit, Disziplin, Vertrauenswürdigkeit
  • Flexibilität, Selbstständigkeit, Freiwilligkeit
  • Kommunikationsfähigkeit, Zeitmanagementvermögen
  • Technikverständnis für Hard- und Software

 

Methoden- und Fachkompetenzen sind hierbei durch Schulungen und Unterweisungen einfacher kompensierbar als unzureichende Soziale-Kompetenzen.

 

6.4 Eignung des Vorgesetzten

Ein Homeoffice-Arbeitsplatz sollte auch nur eingerichtet werden, wenn auch der zuständige Vorgesetzte die notwendigen Voraussetzungen hinsichtlich seiner Persönlichkeit, seiner Führungsfähigkeiten und der benötigten fachlichen und methodischen Qualifikation sichergestellt sind.

Konkrete Kriterien zur Persönlichkeit des Vorgesetzten sind beispielsweise …

  • Motivationsfähigkeit, Delegationsfähigkeit
  • ergebnisorientierte Führung, zielorientierte Führung
  • Aufgeschlossenheit, Vertrauen in Mitarbeiter
  • Aufgabenmanagement, Problemlösungsfähigkeit
  • Technikaffinität
  • Kommunikationsfähigkeit

Insbesondere Führungsstile und Delegationskompetenzen sind bedeutend und werden teilweise unterschätzt. Möglichst weitreichende Autonomie in der Arbeitserfüllung der Mitarbeiter sind notwendig und müssen entsprechend vom Vorgesetzten auch jeweils individuell gefördert werden.

 

7. Planung von Homeoffice

Die Planung von Homeoffice erfordert als systematische Vorbereitung von Homeoffice einiges im Vorfeld zu klären und entsprechend zu regeln bzw. sicherzustellen. Hierzu gehören beispielsweise …

  • Klärung der Einbindung des Mitarbeiters in betriebliche Informationsflüsse und das betriebliche Geschehen (z.B. Wer, Wann, Warum & Wozu, Wie)
  • Klärung von möglichen behördlicher Reglementierungen (erlaubter Gewerbebetrieb in Wohngebiet).
  • Klärung des Umgangs mit rechtlichen Themen (z.B. Unfall- und Versicherungsschutz, Haftung, Datenschutz).
  • Klärung der Durchführung einer Gefährdungsanalyse vor Arbeitsaufnahme (gemäß Arbeitsschutz-Gesetz)
  • Klärung der Durchführung von notwendigen Unterweisungen (z.B. Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz) und Schulungen (z.B. IT-Arbeitsmittel, Datensicherheit und Datenschutz, Gesunderhaltung).


Einige dieser Klärungsthemen sind einmalige, andere permanente, regelmäßige Aufgaben und müssen entsprechend auch für die Betriebsphase von Homeoffice-Arbeitsplätzen berücksichtigt und eingeplant werden.

Empfehlenswert ist es schon in dieser Planungsphase den Betriebsrat bzw. den Personalrat bei arbeitsrechtlichen Regelungen frühzeitig einzubinden. Ggf. sollte auch der Betriebsarzt zu Themen der häuslichen Gesunderhaltung konsultiert werden.

 

7.1 Arbeitsvertragliche Regelungen

Um Homeoffice erfolgreich umzusetzen sind vor allem auch die arbeitsvertraglichen Vereinbarungen von Bedeutung. Hierzu gehören in der Regel:

  • Arbeitszeiten (Arbeitszeit, Betriebsanwesenheit, Erreichbarkeit im Homeoffice, Arbeitszeitnachweise).
  • Nutzung der vom Betrieb zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel.
  • Kostenerstattung (z.B. Miete, Betriebskosten, Telefon, Internet).
  • Haftung und Versicherungsschutz (z.B. Haftungsrisiken für Dritte, wie Mitbewohner oder Familienangehörige).
  • Regelungen zur Rückkehrmöglichkeit ins Unternehmen.
  • Arbeitsmedizinische Vorsorge und ärztliche Beratung (Betriebsarzt, Sehhilfen, Vorsorgeuntersuchung zu Bildschirm.

 

8. Einrichtung von Homeoffice

Ein Problem bei der Umsetzung der Anforderungen ist, dass die Privatsphäre des Mitarbeiters geschützt ist und es kein Zugangsrecht durch Vertreter des Unternehmens gibt. Die Umsetzung erfolgt deshalb ggf. durch den Mitarbeiter selbst. Unterstützung ist über Video oder Audio-Kommunikation möglich.

Hier können auch Informationsveranstaltungen, Unterweisungen und Checklisten den Mitarbeiter bei der Umsetzung des Homeoffice-Arbeitsplatzes hilfreich sein.

Wichtig bei der Arbeitsplatzeinrichtung im Unternehmen generell und somit also auch im Homeoffice sind beispielsweise …

  • die richtige Sitz- und Stehhaltung (Ergonomie)
  • die räumlichen Gegebenheiten und Ausstattung
  • die Zugriffrechte auf Firmenrechner und -netze (Infrastruktur)
  • die Datensicherheits- und Datenschutzmaßnahmen

 Folgende Fragen gehören zu einer Selbst-Überprüfung durch den Mitarbeiter, wenn ein Homeoffice-Arbeitsplatz eingerichtet wurde …

  • Stimmt die Sitzhöhe?
  • Stimmt die Sitzhaltung?
  • Stimmt die Beleuchtung?
  • Stimmt der Abstand zum PC?
  • Ist der Bildschirm spiegelfrei abzulesen?
  • Entspricht die Arbeitsfläche den Vorgaben?
  • Sind benötigte Workflows eingerichtet und stabil?
  • Reichen die Maßnahmen für ausreichenden Datenschutz?
  • Ist der Arbeitsplatz für Video-Konferenzen geeignet?

 

9. Auditierung von Homeoffice

Vom Unternehmen eingerichtete Homeoffice-Arbeitsplätze sind Arbeitsstätten des Unternehmens und sind normalerweise im Geltungs- und Anwendungsbereich eines Managementsystems (Qualität, Umwelt, Energie, Arbeitssicherheit) inkludiert. Somit entsteht wie bei Prozessen im Unternehmen die Notwendigkeit von regelmäßigen Audits. Außerdem ist die Fürsorgepflicht des Arbeitsgebers keine einmalige Verantwortlichkeit, sondern eine permanente Pflicht.

Problematisch ist zunächst, wie schon erwähnt, dass die Privatsphäre von Mitarbeitern gesetzlich geschützt ist und bei der notwendigerweise durchzuführenden Gefährdungsbeurteilung hierzu nicht einfach die privaten Räumlichkeiten durch den Arbeitgeber betreten werden dürfen.

Die DIN EN ISO 19011[6] spricht neben anderen Auditformen auch die Möglichkeit von sogenannten Remote Audits („Aus der Ferne“) an. Diese Remote Audits erfolgen beispielsweise über interaktive Kommunikationsmittel (Video- oder Audiokonferenzen) und können verschiedene Auditkriterien sichten und beurteilen.

Mittels von Remote-Audits können folgende Aspekte betrachtet und beurteilt werden …

  • Eignung des Arbeitsplatzes hinsichtlich informations- und kommunikationstechnischer Voraussetzungen und Bedürfnisse
  • Eignung des Arbeitsplatzes für gesunderhaltende und repräsentative Aufgabenbearbeitung
  • IT-technische Kompetenzen des Mitarbeiters
  • Notwendige Informationsbedarfe und Einbindung in Informationsflüsse und -Plattformen
  • Notwendige Schulungsbedarfe
  • Allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit

Es ist abschließend für Unternehmen noch zu klären, wie festeingerichtete Homeoffice-Arbeitsplätze bei der Auditierung durch Dritte (z.B. Kunden, Behörden, Zertifizierungsgesellschaften) gehandhabt werden.

Quellen:

Ø  DGUV 215-410, Bildschirm- und Büroarbeitsplätze

Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. DGUV, Juli 2019

Ø  DGUV Regel 115-401; Branche Bürobetriebe

Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. DGUV,
Mai 2018

Ø  Telearbeit - Gesundheit, Gestaltung, Recht

VBG, Ihre gesetzliche Unfallversicherung, Aug. 2017

Ø  Gesundheit im Büro - Fragen und Antworten

VBG, Ihre gesetzliche Unfallversicherung, Okt. 2013

Ø  DGUV 250-007, Grundsatz für arbeitsmedizinische Untersuchungen „Bildschirmarbeitsplätze“ G37 (mit Kommentar)

VBG, Ihre gesetzliche Unfallversicherung, Mrz. 2013

Ø  Telearbeit und Mobiles Arbeiten - Ein Datenschutz Wegweiser

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Jan. 2019

Ø  Nur das Ergebnis zählt ! - Leitfaden für mobiles Arbeiten in Betrieben

Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend, Sept. 2016

Ø  Mobile Arbeit - Betriebs- und Dienstvereinbarungen

Gerlinde, Vogel / Gerd Nies, BUND Verlag, 2013

ISBN 978-3-7663-6271-1

 

[1] Quelle: BMAS, BMWI, BMBF, Leitfaden für flexibles Arbeiten in der Praxis, 2001

[2] Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de/arbst_ttv_2004/BJNR217910004.html, 31.08.20

[3] Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/, 31.08.20

[4] Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/BJNR117100994.html, 31.08.20

[5] Quelle: BFDI, Bundesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit, Telearbeit und Mobiles Arbeiten, 2019

[6] DIN EN ISO 19011:2018; Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen, Tabelle A.1 - Auditmethoden

 

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